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一、用户背景
        市科技工贸和信息化委员会是深圳市机构改革中新成立的部门，由深圳市科技和信息局、贸易工业局、保税区管理局合并组成。主要职能是贯彻执行国家、省、市有关科技、工业、商贸和信息化的法律、法规、政策和规划，起草相关的地方性法规、规章草案，组织拟订相关行业的专项规划和政策，经批准后组织实施；负责统筹协调基础研究、前沿技术研究、重大社会公益性技术研究及关键技术、共性技术研究；牵头组织经济社会发展重要领域的重大关键技术、共性技术攻关；会同有关部门组织科技重大专项的实施工作；按规定负责科技、工业、商贸和信息化领域内的各项业务资金、专项基金的申报、管理和使用，等等。

二、信息化动因
        市科技工贸和信息化委每天处理大量的公文，外部的、内部的，同时在流程的文件有几百篇，文件无法跟踪；内部机构和人员设置越来越精简，管理也不断走向优化，面对繁重的办公事务，如何提高办公效率、并利用各种资源为领导决策带来准确无误、提供快捷详尽的数据。

三、解决方案
          1.规范系统管理，通过对科贸信委各部门的组织架构、人员结构的调研分析，建立完善的权限与角色管理体系，实现科贸信委公文、会议等等业务的管理，提高工作效率，同时保障了信息的安全。
          2.有效的信息管理，各部门文件资料很多，由于没有统一的管理查找及共享比较困难，需要提供一个统一的信息及文档的管理平台供大家共享及查找，系统提供了强大的栏目管理、信息采集管理、信息权限管理、版本控制等功能。
          3.灵活的公文流转，政府部门上下联系比较多、公文繁多，流转过程经常变化，对于流程跟踪要求高。系统提供了灵活的流程设计工具，快速的响应流程过程中变动。提供了丰富的流程跟踪和提醒功能，有灵活的催办方式。
          4.便利的会务管理，政府部门会议很多，会议通知管理平台发送会议通知并能与短信相结合提醒用户，系统自动记录哪些用户收到此会议通知并记录用户的回复；
          5.整合档案管理系统：与原有档案系统无缝衔接，所有公文办理完毕后都自动归档到档案科的档案管理系统中。同时提供了特殊的管理权限，可以对误操作的公文进行相应修改，确保公文能顺利流转。
         6.电子市政府电子监察系统集成，对于属于行政审批或政府办事监察范围的流程审批和工作都需要与市政府电子监察系统进行数据上报，及时更新办理状态。

四、应用效果
      1.该系统的成功实施，实现了科贸信委办公业务的电子化、自动化和网络化，大大提高了工作质量和效率，同时也节省了大笔的办公费用。
      2.大大提高了政府承诺的行政审批事项目的时间，保障按期给审请人答复。
      3. 办公系统的会务管理模块上线运行后，所有内会和外会的计划安排、议题审定、会议通知、会议纪要等所有相关操作都通过系统进行统一管理，包括所有的汇报、审批、通知、资料归档等所有操作均通过网上办理。通过与系统即时通信模块的集合，系统会通过手机短信等各种方式提醒用户及时查看和审批信息，从而大大加快流程的处理速度，缩短办事周期。
      4.系统上线后还大大提高了科贸信委各部门之间信息传递的质量和速度，保证决策支持信息的完整、及时、专用、科学性，提高紧急、重要事件的快速反应和处理能力。